Avant chaque décollage, le pilote doit rassembler cartes VFR, NOTAM, et prévisions météorologiques, et à les organiser selon l’ordre de vol. Ces sources fournissent les points de route, les altitudes maximales et les restrictions d’espace. En les imprimant ou en les chargeant sur une tablette, on crée une base fiable qui évite toute omission lors de la transcription dans le carnet de navigation.
Lors de la saisie, chaque point de route doit être inscrit avec latitude, longitude, altitude et temps estimé d’arrivée (ETA). La cohérence temporelle exige que les ETA s’enchaînent logiquement, sans reculer. Une double vérification, d’abord à voix haute puis en comparant aux cartes, permet d’identifier les décalages et d’assurer que le journal reflète exactement le plan de vol et les conditions de visibilité correspondantes.